أهم صلاحيات الموثق هي تحرير وإفراغ اتفاقات وإرادات الأفراد في شكل رسمي، وإعطاء الصفة الشرعية للمعاملات بمختلف أنواعها التي تدخل ضمن اختصاصه. حيث إن العقود الصادرة عن الموثق تتميز بحجية مطلقة وقوة إثبات ترتبط أساسا بما يعاينه الموثق شخصيا بما صرحه وقام به الأطراف، والتعبير عن إرادتهم، وأنهم قد قاموا بالتوقيع على العقد
و العقود التوثيقية تمر بصفة عامة بالمراحل والإجراءات القانونية التالية يجب على موثق إتباعها تتمثل فيما يلي:
- لقاء الموثق:
- إن اتصال الزبائن بالموثق يكون القصد في الغالب إبرام عقد وصياغته في شكل رسمي، حيث يلزم الموثق بتقديم استشارات قانونية لأطراف العقد وإعلامهم بحقوقهم والتزاماتهم وكذا الآثار والمخاطر المترتبة عن العقد أو التصرف الذين يقدمون على إبرامه، وهذا ليكون اتفاقهم محترما للقوانين والأنظمة القانونية.
إتفاق الأطراف:
- عندما يتفق الأطراف ويتطابق القبول بالإيجاب، يقوم الموثق بتحرير اتفاقهم في شكل رسمي وإفراغ إراداتهم وتصريحاتهم في عقد، وهذا بعد تقديمهم لجميع الوثائق المطلوبة في العقد ولاسيما شهادة ميلادهم وبطاقة تعريفهم الوطنية التي تعتبر لازمة في العقد، وهذا إلى جانب الوثائق الأخرى التي يتوقف عليها كل عقد، مثلا شهادة التأمين ضد الكوارث الطبيعية التي هي إلزامية في عقود الإيجار والعقود الناقلة للملكية العقارية.
تحديد المواعيد:
- بعد تحرير العقد وتحديد يوم مجلس العقد الذي يجب أن يحضر فيه جميع أطراف العقد والشهود بشأن العقود التي تتطلب ذلك وخاصة العقود الاحتفالية وهذا تحت طائلة البطلان مثل عقد الهبة والزواج والوقف والوصية... فهذه العقـود حضـور شاهدي العدل فيها واجب، أما شاهدا عقد الفريضة فان شهادتهما مع المتدخل هي شهادة أيضا واجبة وهي تصريحية مع المتدخل بمعرفة الهالك وورثته من بعده .
قراءة محتوي العقد في مجلس العقد:
- يتعين على الموثق عند مجلس العقد قراءة محتوى العقد والتأكد من هوية الأطراف الموقعة ومدى صلاحياتهم للتعاقد وأيضا صحة الوثائق المقدمة وعلاقتها بالأطراف ومدى توافق إرادتهم على سائر شروط ومقتضيات العقد، وأيضا تلاوة النصوص القانونية وخاصة الأحكام الضريبية والتشريعات المعمول بها.
التوقيع :
- توقيع العقد يتم أمام الموثق حيث يتجسد التعبير عن إرادة الأطراف في العقود التوثيقية بالتوقيع على العقد بالحروف من قبل كل الأطراف والشهود، والمصادقة على الإحالات والكلمات الملغاة والأسطر على بياض، ويثبت ذلك الموثق بتوقيعه وختمه الرسمي، وفي حالة عجز المتعاقدين التوقيع بالحروف يمكنه وضع بصمة إبهام يده اليسرى، ويشير إلى ذلك الموثق في العقد.
